Prowadzenie działalności gospodarczej w domu. Co warto o niej wiedzieć?

Każda osoba, która chce zarejestrować działalność w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), powinna podać siedzibę firmy oraz potwierdzić tytuł prawny do wskazanego lokalu. Zanim to zrobisz, odpowiedz sobie na najważniejsze pytanie — jesteś właścicielem czy najemcą tego mieszkania? A może otworzysz działalność w domu rodziców? Twoja odpowiedź wpływa na następne kroki.

Jeśli posiadasz akt własności, zobowiązany jesteś umówić się na wizytę w starostwie, aby zmienić sposób użytkowania całego domu, mieszkania lub ich wybranej części. Zabierz ze sobą opis zadań, które będziesz wykonywać w ramach działalności gospodarczej, jak i najważniejsze dokumenty potwierdzające tytuł prawny.

Do zgłoszenia dołącz formularz, który znajdziesz w ustawie 2 art. 71 prawa budowlanego. Spis zawiera:

• rysunek lokalizacji budynku i obiektów budowlanych sąsiadujących, wraz z opisem,
• charakterystykę nieruchomości wraz z danymi techniczno—użytkowymi, opisem technicznym itp.,
• oświadczenie o prawie do dysponowania lokalem na cele budowlane,
• pozytywną decyzję wójta, burmistrza lub prezydenta miasta co do sposobu użytkowania lokalu, zgodnym z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego,
• ekspertyzę techniczną,
• wszelkie inne pozwolenia.

Na decyzję czekaj do 30 dni od złożenia dokumentu. Jeśli po tym czasie odpowiedź nie nadejdzie, potraktuj to jako przyzwolenie (jest to tzw. milcząca zgoda).

Jeśli chcesz zarejestrować firmę w wynajmowanym mieszkaniu, musisz zapytać o zgodę właściciela. Co bardzo ważne — w takiej sytuacji musisz dodać prośbę do umowy lub (jeśli zawarliście ją w przeszłości) spisać aneks. Niestety, wskazanie wynajmowanego lokalu w zgłoszeniu wiąże się z wyższym podatkiem, ponieważ przestrzeń zmienia się z mieszkalnej w użytkową.

Jak już wiesz, podczas rejestracji jako siedzibę firmy możesz podać dom lub mieszkanie osoby, z którą jesteś spokrewniony. W takiej sytuacji trzeba jednak spisać umowę użyczenia lokalu. Jest to zgoda członka rodziny (właściciela mieszkania) na prowadzenie działalności w wybranym przez Ciebie miejscu. Umowa musi zawierać informacje takie jak:

• dane obu stron umowy (imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, imiona rodziców, numery dowodów i PESEL),
• nazwę firmy i numer NIP lub KRS,
• adres siedziby,
• dane osób uprawnionych do reprezentacji firmy.

Wiele osób nie wie, z czym wiąże się zmiana przeznaczenia lokalu z mieszkalnego na użytkowy. Czy przygotowanie do tej decyzji jest czasochłonne? Otóż — nie. Nie musisz przeprowadzać generalnego remontu. Wystarczy zgłosić do starostwa lub urzędu miasta chęć zmiany.

Mimo że proces ten nie jest skomplikowany, nie możesz o nim zapomnieć z kilku ważnych powodów:

• lokal będzie podlegał przepisom bezpieczeństwa pożarowego i BHP. Oznacza to, że pomieszczenia trzeba będzie dostosować do niektórych wymagań oraz przepisów Kodeksu Pracy,
• w zależności od tego, jaką działalność otwierasz, powinieneś wziąć pod uwagę warunki sanitarno—higieniczne,
• lokal może wywoływać większe obciążenie, które wpływa na konstrukcję budynku. Nie zapominaj o tym, jeżeli pokój znajdujący się na piętrze ma być pomieszczeniem magazynowym.

Prowadzenie własnej firmy jest satysfakcjonujące, ale wiążą się z tym dodatkowe koszty uzyskania przychodu, czyli tzw. wydatki na firmę. Jako przyszły przedsiębiorca będziesz mógł odliczyć je od podatku dochodowego i — choć nie zawsze — od VAT (podatku od towarów i usług). Więcej na ten temat mówi ustawa o podatku dochodowych od osób fizycznych. Przyjrzyjmy się z bliska tej sprawie.

Do uniwersalnych kosztów prowadzenia firmy zaliczysz:

• czynsz i media — należy procentowo określić, jaka część lokalu użytkowana jest do prowadzenia działalności (cały lokal, a może tylko kilka pomieszczeń?); podobnie należy „podzielić” media,
• abonament telefoniczny i opłaty za internet — jeśli z łącza lub telefonu korzysta się do celów prywatnych, należy oszacować procent, w jakim użytkuje się go służbowo,
• stoliki, biurka, krzesła i inne meble biurowe, a także wyposażenie takie jak blaty, lampy, czy regały,
• materiały i sprzęty biurowe — papier, długopisy itp., ale także kserokopiarka, drukarka, skaner, niszczarka,
• remont biura — przedsiębiorca ma prawo zaliczyć wydatki na materiały oraz remont jako koszty firmowe, jeśli remont odbywa się na powierzchni przeznaczonej pod biuro,
• środki czystości, między innymi płyny do mycia i dezynfekcji,
• AGD, RTV i smartfony, jeśli korzystasz z takiego sprzętu w pracy (przykładowo: kiedy dzwonisz do klienta lub wysyłasz wiadomości mailowe z laptopa),
• klimatyzacja, rolety, grzejniki — do kosztów można zaliczyć sprzęty służące do regulowania temperatury w lokalu,
• ubezpieczenie majątku firmy, sprzętu, z pomocą którego wykonujesz swoje obowiązki czy samego mieszkania.

Jeśli chcesz zadbać o swoją kreatywność i produktywność, na pewno myślisz o właściwym zaaranżowaniu pokoju przeznaczonego do pracy. Spokojne otoczenie, bez rozpraszających bodźców z zewnątrz (szumu aut, hałasów z kuchni), jest niezwykle ważne w przypadku home office.

Niezależnie od powodu pracy w warunkach domowych, możesz brać motywację z innych firm. Wielu największych przedsiębiorców musiało zaaranżować przydomowy warsztat, nieużywane pokoje czy kurzący się garaż. Choć wydaje się to trudne, wcale nie musi takie być! Wystarczy, że zastosujesz się do kilku naszych porad.

Jedną z najczęściej wykonywanych prac w domu jest praca biurowa. Wymaga ona wydzielenia miejsca, w którym będzie można przechowywać dokumenty, sprzęt i akcesoria. Również w przypadku małej przestrzeni!

Prawie zawsze najważniejsze jest biurko dopasowane do wykonywanych obowiązków. Jeśli wystarczy Ci miejsce na komputer lub laptop, doskonale sprawdzi się wąski i krótki blat z wysuwaną szufladą na klawiaturę. Dla osób, które korzystają z dwóch monitorów lub tworzą projekty na papierze, odpowiedni może być pojemniejszy pulpit.

Pamiętaj o zakupie organizerów z szufladkami, a także pojemników na długopisy i ołówki. Dzięki temu utrzymasz na biurku porządek, a co za tym idzie — skupisz się na swojej pracy. Sprawdzą się też koszyki i plastikowe półeczki na dokumenty, które zawsze musisz mieć na wyciągnięcie ręki.

Zdarza się, że w domu nie ma wystarczająco dużo miejsca, by przerobić pokój na biuro. Jeśli jesteś w takiej sytuacji, możesz zorganizować jeden kącik, na przykład w sypialni czy salonie. Strefę do pracy da się oddzielić od reszty mieszkania ścianką działową ze szkła bądź karton—gipsu lub materiałowego parawanu. W rogu zmieści się małe biurko i wygodne krzesło. To rozwiązanie ma wiele plusów. Przede wszystkim umożliwia pracę w komfortowych warunkach i oddzielenie życia zawodowego od osobistego.

Jeśli mieszkasz w kawalerce lub wynajmujesz jeden niewielki pokój, możesz wybrać składany blat, który da się zamocować do ściany. Po wykonaniu swoich obowiązków złożysz go, tak by nie zajmował miejsca. Tablet, piórnik i dokumenty schowaj w wydzielonej półeczce w szafie.

W domu możesz zajmować się także szyciem ubrań i pluszaków, wyrabianiem biżuterii, naprawą sprzętów elektronicznych czy tworzeniem dekoracji z drewna. W tym przypadku musisz jednak znaleźć miejsce produkcji oraz magazynowania. W pierwszej ze stref powinny znaleźć się materiały do pracy, np. maszyna do szycia, zestaw nici i igieł. W drugiej — przedmioty gotowe do wysyłki wraz z akcesoriami, np. opakowaniami, taśmami klejącymi.

Jeżeli zależy Ci na promowaniu się w internecie, wydziel też miejsce na małe biurko. Z tego miejsca możesz wstawiać ogłoszenia, tworzyć reklamy i zdobywać klientów. Nie musisz stawiać na estetykę. Wiele osób wybiera minimalizowanie kosztów i decyduje się na meble garażowe.

Pamiętaj o zakupie właściwych regałów. Nie wszystkie są odporne na duże obciążenia, dlatego przed zamówieniem zapoznaj się z informacjami podanymi przez producenta. W małych pracowniach artystycznych sprawdzą się szafki drewniane, a w warsztatach metalowe półki. Na blatach poukładaj organizery i podpisz je, na przykład terminami zakończenia projektów. Dzięki temu zlecenia wyślesz na czas.

Nawet najmniejszy sklep internetowy i zakład produkcyjny muszą mieć magazyn. Będziesz w nim przechowywać wyroby do sprzedania i paczki, a także akcesoria potrzebne do prowadzenia biznesu (linijki, igły, ołówki czy koraliki). Dobrze jest wybrać praktyczne, ale nieduże i tanie szafy z wieloma szufladami.

Wybór, czy będą one z plastiku, drewna czy metalu, zależy od Ciebie. Nie zapomnij, żeby najlżejsze przedmioty umieszczać na samej górze. Cięższe paczki przechowuj w drewnianych skrzyniach, a najcięższe na stalowych regałach. Aby było Ci łatwiej, opisz je.

Praca z domu powinna być nie tylko komfortowa, ale też bezpieczna. Jeśli chcesz uniknąć wypadków, trzymaj się kilku zasad, między innymi:

• zadbaj o swoje bezpieczeństwo w internecie. Zainstaluj program antywirusowy,
• postaw na ergonomiczne, bezpieczne dla kręgosłupa krzesło,
• dopasuj biurko do swojego wzrostu,
• pamiętaj o właściwej postawie ciała i regularnych przerwach od pracy,
• zabezpiecz kable, aby uniknąć potknięcia się o nie lub porażenia prądem,
• kontroluj czas pracy i nie zapominaj o porze posiłków oraz nawodnieniu,
• jeśli Twoja praca tego wymaga, kup rękawice ochronne, obuwie, strój roboczy oraz maseczki. To ważne, jeśli pracujesz z klejem, pyłem czy farbami,zabezpiecz narzędzia pracy i używaj ich zgodnie z przeznaczeniem.

Ubezpieczenie zawodowe OC jest obowiązkowe, jeśli jesteś:

Jeśli chcesz zabezpieczyć się przed błędem zawodowym, możesz wykupić dodatkową polisę. Jest ona niezależna od rodzaju pracy. Skorzystaj z formularza CEIDG-1, aby wpisać działalność gospodarczą do ewidencji. Oprócz tego wyznacz osobę, którą chcesz ubezpieczyć. W tym celu wypełnij deklarację ZUS ZUA.

Jako mały przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników, możesz opłacić składkę do 10. dnia każdego miesiąca. Przekaż też deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Będziesz mógł skorzystać też ze stawki preferencyjnej przez 24 miesiące, czyli z tzw. małego ZUS-u.

Jako przedsiębiorca musisz też opłacać:

• ubezpieczenie emerytalne,
• ubezpieczenie rentowe,
• wypadkowe,
• ubezpieczenie chorobowe,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy.

Czy mogę zarejestrować firmę w domu?

Tak, rejestracja siedziby firmy jest możliwa. Można tego dokonać we własnym mieszkaniu, wynajmowanym lokalu czy użyczonym obiekcie.

Czy mogę wliczyć rachunki za media w koszty prowadzenia firmy?

Tak. Należy w tym celu obliczyć, jaki procent zużycia mediów został wykorzystany na cele firmowe i skompletować rachunki i umowy.

Kiedy trzeba zgłosić prowadzenie lokalu użytkowego?

Zmiana kwalifikacji lokalu z mieszkalnego na użytkowy powinna być zawsze zgłaszana. Trzeba tego dokonać w starostwie lub urzędzie miasta.