Prowadzenie działalności gospodarczej w domu. Co warto o niej wiedzieć?

Opinii 0

Zakładanie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością zgłoszenia lokalu, w którym firma jest prowadzona. Część przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie działalności w domu. Z czym wiąże się taka opcja? Jakich formalności trzeba dopełnić? I wreszcie, jak funkcjonalnie urządzić przestrzeń do pracy w domu?

Mężczyzna pracujący z domu

Biuro w domu. Co mówią przepisy?

Przy rejestracji firmy w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) wymagane jest podanie siedziby firmy oraz posiadanie tytułu prawnego do lokalu. Bardzo często, zwłaszcza właściciele jednoosobowej działalności gospodarczej lub małych przedsiębiorstw, decydują się na ich prowadzenie w swoim domu. Co trzeba wiedzieć, zanim przystąpi się do rejestracji siedziby firmy? Warto odpowiedzieć na poniższe pytania:

 

  1. 1. Czy mieszkanie jest naszą własnością?

  2. 2. Czy mieszkanie jest wynajmowane?

  3. 3. Czy siedziba firmy będzie w mieszkaniu lub domu należącym np. do rodziców?

 

W zależności od odpowiedzi, należy wykonać inne kroki.

Na początku konieczna będzie aktualizacja wpisu do rejestru NIP o nową siedzibę, jeśli został wcześniej nadany przedsiębiorcy.

 

Warto wiedzieć, że na etapie rejestracji nie ma wymogu przedstawiania dokumentów potwierdzających tytuł prawny do lokalu, w którym ma znajdować się firma.

Przepisy prawa budowlanego – kiedy zmienia się status lokalu?

Mieszkanie własnościowe (akt własności)

W takim przypadku należy zgłosić w starostwie zmiany sposobu użytkowania lokalu (lub odpowiedniej części) wraz z opisem obecnego sposobu użytkowania przestrzeni oraz działań wykonywanych w zakresie działalności. Należy dołączyć formularz znajdujący się w ustawie 2 art. 71 prawa budowlanego. Lista zawiera:

 

  1. 1. rysunek lokalizacji budynku i obiektów budowlanych sąsiadujących, wraz z opisem;

  2. 2. charakterystykę nieruchomości wraz z danymi techniczno-użytkowymi, opisem technicznym itp.;

  3. 3. oświadczenie o prawie do dysponowania lokalem na cele budowlane;

  4. 4. pozytywną decyzję wójta, burmistrza lub prezydenta miasta co do sposobu użytkowania lokalu, zgodnym z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego;

  5. 5. ekspertyzę techniczną;

  6. 6. wszelkie inne pozwolenia.

 

Na decyzję czeka się 30 dni od złożenia dokumentu. Jeśli po tym czasie odpowiedź nie nadchodzi, uznaje się tzw. milczącą zgodę.


Mieszkanie wynajmowane

Zarejestrowanie firmy w wynajmowanym mieszkaniu wymaga wiedzy najemcy. Jeśli początkowo lokal wynajmowany był na cele mieszkalne, istnieje obowiązek adnotacji w umowie najmu lub podpisania stosownego aneksu. Dla najemcy oznacza to zwykle konieczność płacenia wyższego podatku — lokal zmienia kwalifikację z mieszkalnego na użytkowy.

Jeśli lokal mieszkalny ma być wynajęty na cele użytkowe, w umowie najmu musi widnieć zgoda właściciela na prowadzenie takiej działalności.

Mieszkanie własnościowe członka rodziny

W tym celu spisuje się tak zwaną umowę użyczenia lokalu — czyli faktyczną zgodę członka rodziny (właściciela mieszkania) na prowadzenie działalności w mieszkaniu lub domu i bezpłatne użyczenie powierzchni na cele firmowe. Umowa musi zawierać wyszczególnione strony umowy z datą urodzenia, adresem zamieszkania, imionami rodziców, numerami dowodów i numerami PESEL, a także nazwą firmy i NIP lub, w przypadku spółek, KRS, adres siedziby i osoby uprawnione do reprezentacji. Należy także dołączyć informacje o stanie technicznym, czasie trwania umowy oraz zapis o niepobieraniu wynagrodzenia za użyczenie lokalu.

Zmiana przeznaczenia lokalu z mieszkalnego na użytkowy

Wystarczy jedynie decyzja o chęci zmiany, nie potrzeba wprowadzenia dodatkowych robót czy prac budowlanych, aby ją uznać. Zmianę lokalu z mieszkalnego na użytkowy należy zgłosić do starostwa lub urzędu miasta. Dlaczego jest to ważne?

 

  1. 1. Lokal będzie podlegał przepisom bezpieczeństwa pożarowego — pomieszczenia należy dostosować do tych wymagań.

  2. 2. Lokal oraz panujące warunki należy dostosować do zasad BHP oraz odpowiednich przepisów Kodeksu pracy.

  3. 3. Należy wziąć pod uwagę warunki sanitarno-higieniczne

  4. 4. Lokal może wywoływać większe obciążenie, co może wpływać na konstrukcję obiektu.

Koszty prowadzenia firmy – jakie mogą wynikać z pracy w domu?

Koszty uzyskania przychodu, czyli „wydatki na firmę”, można odliczyć od podatku dochodowego i zazwyczaj od VAT. Z prowadzeniem firmy wiążą się różnorakie koszty. Które z nich można zaliczyć jako firmowe? Definicję znaleźć można w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przykładowo, do uniwersalnych kosztów prowadzenia firmy należą:

 

  1. 1. Czynsz, media — należy procentowo określić, jaka część lokalu użytkowana jest do prowadzenia działalności (cały lokal, a może tylko kilka pomieszczeń?); podobnie należy „podzielić” media.

  2. 2. Abonament telefoniczny i opłaty za internet — jeśli z łącza lub telefonu korzysta się do celów prywatnych, należy oszacować procent, w jakim użytkuje się go służbowo.

  3. 3. Meble biurowe i wyposażenie biura — na podstawowe potrzeby prowadzenia biura czy firmy (to mogą być np. regały, krzesła, biurka, blaty, lampki biurkowe)

  4. 4. Materiały i sprzęty biurowe — papier, długopisy itp., ale także kserokopiarka, drukarka, skaner, niszczarka.

  5. 5. Remont biura —przedsiębiorca ma prawo zaliczyć wydatki na materiały oraz remont jako koszty firmowe, jeśli remont odbywa się na powierzchni przeznaczonej pod biuro.

  6. 6. Środki czystości — wszelkiego rodzaju płyny do mycia i dezynfekcji, jak i utrzymywania czystości w obiekcie.

  7. 7. Sprzęt AGD, RTV i smartfony— jeśli wykorzystuje się go na potrzeby prowadzenia działalności.

  8. 8. Klimatyzacja, rolety, grzejniki — do kosztów można zaliczyć sprzęty służące do regulowania temperatury w lokalu.

  9. 9. Ubezpieczenie — majątku firmy lub danego sprzętu czy mieszkania.

 

W celu udokumentowania kosztów, należy posiadać potwierdzenie wydatku — czyli fakturę VAT, rachunek, dowody zapłaty, umowy i rachunki.

Kobieta pracująca zdalnie

Jak stworzyć w domu przestrzeń do pracy?

W domu można stworzyć sobie warunki porównywalne, a niekiedy nawet lepsze od tych, jakie panują w biurze. Jeśli tylko zadba się o spokojną, nierozpraszającą przestrzeń, można zyskać miejsce o wysokim komforcie, pobudzające kreatywność i zwiększające efektywność pracy. Niekiedy do przejścia na home office zmusza sytuacja lub specyfika pracy, np. wykonywanie prac na zlecenie.
Własne mieszkanie lub dom może też być pierwszym miejscem, gdzie rodzić się będzie nowy biznes. Wiele dużych firm zaczynało, aranżując pod sklepowy magazyn, warsztat lub zakład produkcyjny pomieszczenia gospodarcze, nieużywane pokoje lub garaże. Jak stworzyć miejsce, które będzie funkcjonalne, a zarazem bezpieczne i zgodne z przepisami?

Biurko przygotowane do pracy z domu

Praca biurowa z domu


Jedną z najczęściej wykonywanych prac w domu jest ta biurowa, wymagająca utworzenia wydzielonego miejsca, w którym będzie można pomieścić wszystkie dokumenty, sprzęt lub akcesoria potrzebne do wykonywania obowiązków. Niezależnie od dostępnej powierzchni, można we własnym domu założyć wygodne biuro:

 

  • biuro w oddzielnym pokoju

 


Taka sytuacja zapewnia największy komfort i dowolność w doborze wyposażenia. Najważniejsze będzie biurko dopasowane rozmiarem do specyfiki pracy. Jeśli potrzebne jest tylko niewielkie miejsce pod komputer lub laptop, doskonale sprawdzi się wąski i krótki blat z wysuwaną szufladą na klawiaturę. Często na biurku musi zmieścić się też drugi monitor lub tablet graficzny oraz duża ilość dokumentów czy przyborów artystycznych. Aby praca była komfortowa, blat powinien zajmować większą część pomieszczenia. Wtedy będzie można umieścić na nim wszystkie niezbędne akcesoria w należytym porządku.

 

Zachowanie ładu na biurku jest kluczowe dla zachowania skupienia. Niewiele osób lepiej czuje się w artystycznym nieładzie. Lepiej ograniczyć przedmioty leżące luzem na blacie do niezbędnego minimum i zaopatrzyć się w szafki, szuflady, półki oraz organizery. Te ostatnie znacznie ułatwiają zachowanie porządku nawet wtedy, kiedy trzeba poukładać niewielkie elementy lub posortować dokumenty. Sprawdzą się wszelkiego rodzaju koszyki, plastikowe szufladki i podajniki.


Domowe biuro - biurko, krzesło i monitor

 

  • przestrzeń wydzielona z innego pomieszczenia

 

Jeśli w domu nie ma przestrzeni do zagospodarowania, a salon lub sypialnia pozwalają na wydzielenie nawet niewielkiej osobnej przestrzeni, można tam zorganizować małe biuro. Najlepiej wydzielić je w jednym z rogów pomieszczenia. Ciszę i spokój można zapewnić, stawiając ścianki działowe ze szkła, płyty z karton-gipsu lub przesłony z parawanów. Zmieści się za nimi niewielkie biurko z akcesoriami. Zaletą takiego rozwiązania jest uzyskanie komfortu pracy w dość trudnych warunkach i oddzielenie stref: osobistej od zawodowej.

 

  • biuro w salonie lub sypialni

 

W sytuacji, kiedy w żadnym pomieszczeniu nie da wydzielić się osobnej, w miarę dużej przestrzeni na domowe biuro, można wykorzystać sprytne rozwiązania, które nie wymagają dużo miejsca. W takim wypadku warto zdecydować się na składany blat zamontowany na ścianie, który można umieścić w nawet niewielkiej sypialni, salonie lub nawet na przeszklonym balkonie. Jego zaletą jest to,że można go złożyć po skończonej pracy. Dobrze wtedy zamontować blisko blatu regał, półki lub szafki, w których można będzie schować biurowe akcesoria, dokumenty i sprzęt.

Domowy zakład produkcyjny

W domu można zajmować się także produkcją, np. szyciem ubrań i zabawek, wyrabianiem biżuterii, naprawą sprzętów elektronicznych, tworzeniem dekoracji z drewna. Tak naprawdę można w ten sposób zamienić swoją pasję w biznes. Wystarczy tylko zadbać o wydzielenie przestrzeni produkcyjnej oraz magazynowej z dwoma strefami. W jednej powinny znaleźć się materiały do wykonywania pracy, a w drugiej przedmioty gotowe do wysyłki wraz z akcesoriami, np. opakowaniami, taśmami klejącymi.

 

Dobrze też znaleźć miejsce na małe biuro, z którego będzie można wystawiać ogłoszenia, prowadzić kampanie reklamowe na portalach społecznościowych, obsługiwać stronę internetową i rozmawiać z klientami. Przyda się więc niewielkie biurko lub blat z krzesłem obrotowym oraz duża ilość półek i regałów. Jeśli estetyka nie jest ważna, a liczy się minimalizowanie kosztów, można zdecydować się na meble garażowe. Do pracowni artystycznych pasować będą te drewniane, a do warsztatów metalowe regały, które znoszą większe obciążenia. Do rozmiaru i specyfiki potrzebnych materiałów i akcesoriów należy też dopasować organizery, które ułatwią zachowanie porządku. Można je opisać, np. terminami wysyłki, aby ułatwić sobie obowiązki.

Magazyn we własnym mieszkaniu


Częścią sklepu internetowego lub małego zakładu produkcyjnego zawsze musi być magazyn na przedmioty do sprzedania i paczki oraz akcesoria potrzebne do prowadzenia biznesu. Warto umieścić w nim zabierające niewiele miejsca, funkcjonalne i stosunkowo tanie meble magazynowe i garażowe. Wybierać można spośród tych z plastiku, drewna i metalu. Dobór tworzywa zależy od obciążenia. Najlżejsze przedmioty i paczki można umieścić na tych plastikowych, nieco cięższe na drewnianych. Metalowe regały uniosą nawet ciężar maszyn i dużych paczek. Warto je opisywać i wyposażyć w odpowiedniej wielkości organizery oraz pudełka.

Bezpieczeństwo pracy w domu

Praca z domu powinna być nie tylko komfortowa, ale też bezpieczna. Dlatego ważne, aby trzymać się kilku zasad, dzięki którym można uniknąć wypadków:

 

  • tworząc własny biznes oparty na pracy biurowej lub zleceniach wykonywanych na komputerze i z wykorzystaniem sieci, powinno zadbać się o bezpieczne połączenie z Internetem oraz założenie programów antywirusowych. Trzeba też pomyśleć o zakupie oprogramowania z licencją.

  • domowe biuro powinno być ergonomiczne i bezpieczne, dlatego warto zadbać o odpowiednie ustawienie krzesła oraz biurka, zabezpieczenie kabli oraz sprzętu.

  • bezpieczeństwo to także higiena pracy, a więc zaplanowanie przerw na posiłki i odpoczynek, który nie powinien odbywać się przy biurku i komputerze.

  • o bezpieczeństwo trzeba szczególnie zadbać, kiedy tworzy się mały zakład produkcyjny. Może być potrzebny strój ochronny, rękawice i maseczki (zwłaszcza podczas pracy z klejami, pyłem, środkami chemicznymi, lakierami i farbami). Należy też zadbać o zabezpieczenie narzędzi oraz używanie ich zgodnie z instrukcją.

Ubezpieczenie zawodowe OC

Przepisy ustalają pewne grupy zawodowe, które muszą obowiązkowo zapłacić ubezpieczenie OC Zawodowe. Muszą to zrobić: prawnicy, brokerzy, syndycy, notariusze, doradcy podatkowi, komornicy, adwokaci, lekarze i dentyści, agenci ubezpieczeniowi, rzeczoznawcy, zarządcy i pośrednicy nieruchomości, pielęgniarki i położne, architekci i opiekunowie dziecka. Aby zabezpieczyć się przed np. błędem zawodowym, można wykupić sobie dodatkową polisę niezależnie od wykonywanej pracy.

 

Zakładając działalność gospodarczą, trzeba też dokonać wpisu do ewidencji (formularz CEIDG-1). Należy też zgłosić do ZUS-u osobę, która ma zostać objęta ubezpieczeniem z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (deklaracja ZUS ZUA). Małe biznesy bez pracowników mogą opłacać składkę do 10. dnia miesiąca. Muszą też przekazać deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Dla nowych firm stawki są preferencyjne przez 24 miesiące (mały ZUS).


Prowadząc działalność gospodarczą, należy opłacać:

 

  • ubezpieczenie emerytalne o wartości 19,52% podstawy wymiaru,

  • ubezpieczenie rentowe wynoszące 8% podstawy wymiaru,

  • wypadkowe od 0,40% do 3,60% podstawy wymiaru,

  • ubezpieczenie chorobowe: 2,45%,

  • ubezpieczenie zdrowotne: 9% podstawy wymiaru,

  • opłata na Fundusz Pracy.

Zobacz, o co pytają nasi klienci

Czy mogę zarejestrować firmę w domu?

- Tak, rejestracja siedziby firmy jest możliwa. Można tego dokonać zarówno we własnym mieszkaniu, wynajmowanym lokalu czy użyczonym obiekcie.

 

Czy mogę wliczyć rachunki za media w koszty prowadzenia firmy?

- Tak. Należy w tym celu obliczyć, jaki procent zużycia ogólnego mediów został wykorzystany na cele firmowe. Trzeba także skompletować rachunki i umowy.

 

Kiedy trzeba zgłosić prowadzenie lokalu użytkowego?

- Zmiana kwalifikacji lokalu z mieszkalnego na użytkowy powinna być każdorazowo zgłaszana. Należy tego dokonać w starostwie lub urzędzie miasta.

 

Dodano: 31-03-2021
Uaktualniono: 31-03-2021